Według raportu BPTrends 2018 93 procent firm podejmuje wiele wysiłków w celu poprawy ich wewnętrznych procesów. Jednak tylko 50 procent osób korzystających z oprogramowania BPM zgłosiło satysfakcję z narzędzia. Możliwe, że druga połowa użytkowników BPM byłaby bardziej zadowolona z innego sposobu zarządzania procesami, który zapewniło by oprogramowanie ERP. Na wstępie należy rozłożyć oprogramowanie BPM i ERP na czynniki pierwsze.
Nawet jeśli nie znasz wszystkich różnic między ERP a BPM, prawdopodobnie wiesz, że dzielą wspólny cel, którym jest zwiększenie wydajności i powiększenie zysków. Pomimo tego współnego mianownika nie są wymiennymi systemami. Ważne jest, aby wybrać odpowiednie oprogramowanie dla swojej organizacji zgodnie z konkretnymi celami biznesowymi i potrzebami funkcjonalnymi. Jeśli nie wybierzesz prawidłowo, możesz skończyć marnując czas i pieniądze. Wybór oprogramowania może być złożony i czasochłonny, ale jeśli zostanie wykonany prawidłowo, przyniesie to organizacji wiele korzyści.
Chociaż oba rozwiązania mogą się z zewnątrz wydawać podobne, porównanie BPM do ERP wykazuje, że mają one kluczowe różnice. Ważne jest, aby zrozumieć funkcję, którą realizuje każdy z systemów, dzięki czemu możesz zdecydować, które z nich będzie najlepszy dla Twojej firmy.
Czym jest ERP?
Planowanie zasobów przedsiębiorstwa (ERP) to rodzaj oprogramowania, który zapewnia użytkownikom dostęp do szeregu aplikacji. Moduły oprogramowania są zbudowane z myślą o kluczowych funkcjach biznesowych, takich jak zasoby ludzkie, rachunkowość, zarządzanie magazynem, produkcją i innymi. Podstawową cechą systemu ERP jest jego zdolność do przechowywania i odczytywania danych ze wspólnej bazy danych, umożliwiając założenie jednego źródła prawdy.
Umożliwia to wszystkim użytkownikom pracować z tym samym zestawem danych. Rozwiązanie to powoduje, że eliminowane są sytuacje, w których poszczególne wydziały muszą wstrzymać działania, podczas gdy inne realizują swoje funkcje korzystając z przestarzałych danych dotyczących zasobów. Systemy ERP zapewniają dostęp do aktualnych danych, zapewniając że wszyscy użytkownicy mają wgląd do jednolitych informacji. Wspólna baza danych eliminuje również wątpliwości, ponieważ wszyscy pracownicy pracują z tymi samymi danymi. Prowadzi to do pewniejszych decyzji biznesowych.
Systemy ERP zapewniają interfejsy, dzięki któremu użytkownicy mogą uzyskać dostęp do scentralizowanych informacji, zapewniając wygodę i poprawę wydajności. Przy użyciu systemu ERP użytkownicy nie muszą ponownie wprowadzać tych samych danych w wielu modułach systemu, ani nie muszą pozyskiwać kluczowych informacji potrzebnych do realizacji celów w innych działach. Moduły ERP swobodnie udostępniają dane ze sobą, aby zapewnić kompleksowy obraz całej firmy. Integracja aplikacji (modułów) jest wbudowaną częścią struktur systemu ERP.
Czym jest BPM?
Aby lepiej zrozumieć oprogramowanie BPM, warto zrozumieć BPM jako specjalizację. Zarządzanie procesami biznesowymi (BPM) składa się ze strategii i technik wykorzystywanych do zrozumienia, poprawy i automatyzacji procesów biznesowych. BPM widzi procesy jako zasoby same w sobie i stara się je poprawić.
Dlatego też oprogramowanie BPM działa, aby organizować, zarządzać i zautomatyzować procesy biznesowe organizacji. System ten osiąga ten cel, dostarczając użytkownikom narzędzie do modelowania procesu, służące projektowaniu i edycji przepływów pracy (workflows). Modelowanie procesów pozwala użytkownikom włączyć opisy procesu, aby poinformować kluczowych użytkowników systemu co dokładnie wydarza się w trakcie procesu.
Proces powinien również zawierać instrukcje dotyczące sposobu, w jaki dokładnie zadanie ma być wykonane. Instrukcje te mogą składać się ze ścisłych zasad lub elastycznych wytycznych. Modelowanie procesów obejmuje również wyjaśnienie procesu uzasadniającego jego istnienie w organizacji. Proces musi również zawierać uzasadnienie dlaczego musi być zrealizowany w taki, a nie inny sposób.
ERP kontra BPM.
ERP to przede wszystkim moduły i funkcje.
Jeśli myślisz, że definicja BPM nadal brzmi podobie do ERP, nie mylisz się. Z dalszej perspektywy wyglądają bardzo podobnie. Istnieją jednak pewne kluczowe różnice. Systemy zarządzania zasobami ERP są bardziej skoncentrowane na różnych funkcjach biznesowych i modułów, które je wspierają. Obejmują one rachunkowość, HR, zarządzanie magazynem itp. ERP jest również przydatny w śledzeniu danych w tych modułach. ERP pozwala użytkownikom śledzić wszystko od sprzedaży do wynagrodzenia pracowników, przy jednoczesnym swobodnym przepływie informacji między modułami.
BPM oferuje dostosowanie schematów przepływu pracy.
Powiedzmy, że potrzebujesz oprogramowania do zarządzania jednym specyficznym procesem działu HR. Sprzedawca ERP może zaproponować Ci cały moduł kadr, który może być kosztowny jeśli nie korzystasz z wszystkich dostępnych jego funkcji. System BPM umożliwi Twojej firmie zarządzanie tym schematem przepływu pracy z poziomem dostosowywania niedostępnym w systemach ERP. W systemach ERP zarządzanie procesami jest wbudowane, ale nie zawsze dostarczają one podobnego poziomu szczegółowości danych, co system BPM. Oba typy oprogramowania wykorzystują również narzędzia klasy Business Intelligence (BI), ale różnią się zakresem ich analiz.
Oba zapewniają inteligencję biznesową (BI).
Oba systemy zawierają analizy wykorzystujące raporty KPI (standardowe) jak i sprawozdania niestandardowe. Jednakże BPM może śledzić skuteczność konkretnych procesów. Narzędzia Business Intelligence (BI) systemu BPM zapewniają wgląd w czasy wykonywania procesów, statusy oraz liczbę otwartych i zamkniętych procesów.
ERP zapewnia przechowywanie i widoczność danych.
Teraz porozmawiajmy trochę więcej o ERP. Wystarczy zauważyć, że ERP jest pakietem modułów oprogramowania, który przechowuje dane w centralnym serwerze. Dlatego też różne działy mogą wprowadzać dane, które jsą przechowywane w jednym centralnym miejscu. Daje to użytkownikom kompleksowy przegląd firmy oraz wgląd w to, jak powiązane są jej funkcje. ERP daje użytkownikom całościowy widok firmy, którego BPM nie jest w stanie zaoferować. ERP przechowuje również znacznie więcej danych, umożliwiając szeroką analizę we wszystkich funkcjach biznesowych pokazujących, jak każdy jest ze sobą powiązany.
Czy można obu systemów używać razem?
Duża część zamieszania otaczająca BPM i ERP wynika z faktu, że gdy używane są osobno, realizują w niektórych przypadkach podobne zadania. Co ciekawe, różnice między tymi systemami są najlepiej widoczne, gdy używane są razem. BPM najczęściej zintegrowany jest z większym systemem ERP, w sytuacji gdy ERP nie ma możliwości zarządzania wystarczająco szczegółowo procesem, co zapewniłby wdrożony system BPM. Brak zastosowania BPM w takiej sytuacji może prowadzić do licznych nieefektywności w firmie i żmudnych obejść w procesie ich naprawy.
System BPM podkreśla ważne procesy w Twojej firmie, które ERP by pominął. Ten zwiększony poziom szczegółowości wzmacnia proces zarządzany przez BPM, umożliwiając większemu systemowi ERP ułatwić bardziej ogólne funkcje biznesowe.
Jeśli oba systemy są prawidłowo zintegrowane, mogą skutecznie się uzupełniać, wypełniając luki. Wykorzystywanie ich razem może dać najlepsze wyniki w zarządzaniu firmą. Można uzyskać zautomatyzowane zarządzanie procesami, które monitoruje korzystanie z zasobów i przypisuje zadania. Jednocześnie można przechowywać wszystkie dane w centralnej bazie danych.
Który system jest odpowiedni dla Twojej firmy?
Jeśli szukasz rozwiązania, które może zarządzać funkcjami biznesowymi w całej firmie z naciskiem na przechowywanie danych w wspólnej bazy danych, lepszym rozwiązaniem jest ERP. Jeśli natomiast punkt ciężkości jest bardziej przesunięty w kierunku zarządania konkretnymi procesami i optymalizacji do pełnego wykorzystania ich potencjału, wówczas oprogramowanie BPM zapewni lepsze dopasowanie. Warto pamiętać, że stosowane razem, mogą stworzyć synergię. Zastosowanie obu może być najlepszym wyborem dla Twojej organizacji.
